Jak kupić system ERP szybko i sprawnie? Wielu przedsiębiorców szuka optymalnych rozwiązań, które pozwolą zminimalizować koszty i czas wdrożenia, jednocześnie maksymalizując korzyści płynące z zastosowania nowego oprogramowania. W tym artykule przedstawimy praktyczne wskazówki, które pomogą podjąć właściwą decyzję.
Spis treści
Czy jest system ERP?
System ERP (Enterprise Resource Planning) jest zaawansowanym oprogramowaniem służącym do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. ERP umożliwia sterowanie procesami, które zachodzą we wszystkich obszarach działalności firmy, takich jak handel, produkcja, logistyka, księgowość i wiele innych. Odróżnia go to od do systemów specjalistycznych, które obsługują tylko wybrane obszary działalności (np. MRP czy CRM).
Elastyczność i modułowość – cecha nr 1
System ERP składa się z modułów przeznaczonych dla konkretnych obszarów działalności. Ma jedną, wspólną dla wszystkich działów bazę danych. Warto podkreślić, że narzędzie jest elastyczne – klient nie musi decydować się na wdrożenie całej instalacji, lecz może wybrać moduły najlepiej dopasowane do potrzeb swojej firmy.
Za co płacisz i jak chcesz korzystać z systemu?
Przed podjęciem decyzji o zakupie systemu ERP, należy określić model użytkowania, który będzie najlepiej odpowiadał potrzebom danej firmy. Dlaczego to ważne? Bo od tego zależą m.in. koszty inwestycji oraz sposób użytkowania oprogramowania.
Model tradycyjny – zakup licencji
Wybierając tradycyjny model zakupu, przedsiębiorca wykupuje licencję na oprogramowanie. Uiszcza jednorazową opłatę, a później płaci (co rok) za kolejne aktualizacje i ewentualną rozbudowę systemu. Choć model wiąże się z dużą inwestycją na start, to gwarantuje pełną kontrolę nad systemem.
Model abonamentowy – ASP
Alternatywą jest model abonamentowy ASP (Application Service Provider). W tym modelu przedsiębiorca wynajmuje licencję systemu, który jest udostępniany w chmurze. Klient wskazuje też serwery, na których system zostanie zainstalowany.
Model pozwala na rozłożenie kosztów w czasie, więc jest bardziej przystępny dla firm z ograniczonym budżetem.
Koszty wdrożenia i serwisu
Niezależnie od wybranego modelu w poczet ogólnych kosztów zakupu systemu ERP wchodzą koszty wdrożenia oraz późniejszego serwisu. Oszacowanie dokładnych liczb jest wyzwaniem. Warto zatem skonsultować się z dostawcą oprogramowania, aby uzyskać orientacyjną wycenę.
Skąd wziąć środki na zakup systemu ERP?
Istnieją różne metody pozyskiwania środków na zakup systemu ERP. Popularne to:
Leasing oprogramowania
Leasing umożliwia zakup systemu ERP bez konieczności ponoszenia dużych wydatków inicjalnych. Użytkownik regularnie spłaca raty leasingowe, które finalnie można włączyć w koszty uzyskania przychodu. Tę metodę finansowania wyróżniają szybkie procedury.
Dotacje unijne
Unia Europejska oferuje różne programy dotacyjne wspierające rozwój przedsiębiorstw, w tym inwestycje w nowoczesne technologie informatyczne. Choć procedury aplikacyjne mogą być złożone, to warto poświęcić czas na ich zrozumienie lub skorzystać z pomocy specjalistów, ponieważ uzyskanie dotacji może znacznie obniżyć koszty zakupu systemu ERP.
Kredyt lub pożyczka
Jeśli przedsiębiorca posiada zdolność kredytową, może sfinansować inwestycję, zaciągając kredyt bankowy lub pożyczkę. Warto jednak pamiętać, że należy wnikliwie przeanalizować warunki finansowania i wpływ rat na płynność finansową firmy.
Zakup ERP? Strategiczna decyzja
Zakup systemu ERP to strategiczna decyzja, która może przełożyć się na wiele korzyści. Aby proces ten przebiegał sprawnie i efektywnie:
- Zdefiniuj swoje potrzeby: określ, czy system ERP jest odpowiedni dla Twojej firmy i jakie funkcjonalności są Ci potrzebne.
- Wybierz odpowiedni model zakupu: rozważ różne opcje: zakup licencji, model abonamentowy, uwzględniając możliwości finansowe firmy.
- Zapoznaj się z metodami finansowania: sprawdź dostępne opcje, takie jak leasing czy dotacje unijne, które mogą ułatwić sfinansowanie inwestycji.
Pamiętaj, że dobrze dobrany system ERP to inwestycja w przyszłość przedsiębiorstwa.
