Narzędzia workflow mogą znacząco poprawić efektywność i wydajność procesów biznesowych w firmie. Czym się kierować, wybierając oprogramowanie? Oto kilka wskazówek.
System workflow – najczęstsze problemy
Wybór właściwej platformy może okazać się trudnym zadaniem – zwłaszcza dla firm, które dopiero zaczynają korzystać z takiego rozwiązania. Mimo to nawet przedsiębiorstwa, w których funkcjonuje już system workflow, często napotykają takie trudności jak:
- Niewystarczająca elastyczność, która uniemożliwia łatwe dostosowywanie systemu do zmieniających się potrzeb przedsiębiorstwa.
- Brak możliwości reagowania na zmiany w obiegu w czasie rzeczywistym (np. zmiana trasy transportu, wycofanie dokumentów w procesie akceptacji itp.).
- Skomplikowana obsługa wymagająca od użytkowników specjalnych kwalifikacji lub odbycia szkolenia.
- Niewystarczające możliwości integracji z innymi systemami IT w firmie.
- Problemy z dostępnością (np. nieintuicyjny UX).
- Opracowywanie procesu rozpoczynające się z poziomu danych (a nie samego procesu, do którego powinny być dostosowane).
- Generowanie oddzielnych formularzy dla każdego użytkownika.
- Problematyczna archiwizacja
W efekcie firmy często nie wykorzystują w pełni potencjału systemu, albo też wybierają nieodpowiednie narzędzie, które nie spełnia wszystkich ich potrzeb. Wprowadzanie modyfikacji często okazuje się kosztowne, czasochłonne, a czasem nawet niemożliwe.
Pojawia się zatem pytanie…
Jaki system workflow jest Ci potrzebny?
Najprostsza odpowiedź brzmiałaby: System pozbawiony powyższych wad.
Myśląc o wdrożeniu konkretnego systemu, dostosuj jego funkcjonalności do wymagań Twojego biznesu. Zwróć uwagę, czy będzie kompleksowo obsługiwać procesy, które chcesz zdigitalizować. Istotne są również takie obszary jak:
- Integracja: z innymi systemami, z których korzystasz w organizacji (np. CRM).
- Skalowalność: upewnij się, że system workflow będziesz mógł rozbudowywać wraz z rozwojem Twojego biznesu.
- Łatwość obsługi: zwróć uwagę, czy w razie potrzeby dostawca zapewnia przeszkolenie zespołu.
- Wsparcie techniczne: sprawdź, jaki jest jego zakres, dostępność specjalistów itp.
- Społeczność użytkowników: wielu dostawców dojrzałych narzędzi prowadzi również portale dedykowane użytkownikom swojego systemu. Tam specjaliści z różnych firm dzielą się radami, pomysłami i usprawnieniami, które można wprowadzić do działających już obiegów pracy lub zastosować przy okazji wdrażania nowego workflow.
Nie spiesz się. Wraz z dostawcą przeanalizuj swoje potrzeby, a także określ problemy, jakie planujesz rozwiązać. Pamiętaj, że odpowiednio dobrany do potrzeb przedsiębiorstwa system będzie stanowił ogromne wsparcie na drodze ku dalszemu rozwojowi firmy.
