Spalanie, niszczenie w biurowej niszczarce i ręczne uszkadzanie – to tylko wybrane techniki niszczenia dokumentów, których w XXI wieku absolutnie nie powinno się stosować. Obecnie dysponujemy znacznie efektywniejszymi, a co ważniejsze, bezpiecznymi metodami utylizacji. Sprawdź, które są dostępne i warte zastosowania.
Spis treści
Jak bezpiecznie niszczyć dokumenty papierowe?
Przechowywanie dokumentacji nie trwa wiecznie. W pewnym momencie przychodzi czas na jej zniszczenie. Pytanie tylko, jak to zrobić? Odpowiedź na nie w kontekście dokumentów papierowych znajdziemy w normie ISO/IEC 21964. Określa maksymalną wielkość ścinków dla danego rodzaju dokumentów. Szczegółowe wytyczne dotyczą każdego typu danych, jednak najwięcej miejsca poświęcono tym, których odtworzenie nie będzie możliwe po utylizacji.
Stosowanie wysokiej klasy niszczarek to obecnie jedyna prawidłowa metoda niszczenia dokumentów papierowych.
Jak utylizować nośniki danych elektronicznych?
Dokumenty przechowujemy nie tylko w wersji papierowej, ale również na dyskach czy płytach CD. Jak bezpiecznie je niszczyć? Okazuje się, że nie wystarczy usunąć pliki, a następnie sformatować nośnik. Dane mogą zostać odtworzone, choć wymaga to ogromnego nakładu pracy. Z drugiej strony, dla złodziei nie ma rzeczy niemożliwych, nawet jeśli wymagają poświęceń.
W niszczeniu nośników danych pomocna może być, podobnie jak powyżej, norma ISO/IEC 21964. Określa , co należy zrobić z poszczególnymi elementami w zależności od rodzaju dokumentów, jakie się na nich znajdują:
- deformacja nośnika – znajduje zastosowanie w przypadku dokumentów niezawierających danych chronionych,
- wielokrotne pocięcie i zdeformowanie – w przypadku dokumentów zawierających dane osobowe,
- wielokrotne pocięcie na drobne ścinki i zdeformowanie – w przypadku dokumentów zawierających dane ściśle tajne.
Niszczenie dokumentów hsm-recykling.pl to nie tylko przestrzeganie norm bezpieczeństwa, ale również z zakresu ochrony środowiska naturalnego. Pamiętajmy, że pozostałości nośników danych nie są biodegradowalne, dlatego musimy je odpowiednio zutylizować.
Jak nie niszczyć dokumentów?
Utylizacja dokumentów w niektórych firmach wciąż pozostawia wiele do życzenia. Spalanie papieru, stosowanie biurowych niszczarek czy zalewanie nośników danych są na porządku dziennym, podczas gdy w dobie RODO nie powinny już mieć miejsca. Warto więc przyjrzeć się, jak wygląda ten proces w Twojej firmy, a jeśli to konieczne, wdrożyć odpowiednie zmiany.
